云南大學研究生院檔案管理實施細則(暫行)
發布時間:2010-09-29 17:06:00.0

隨著學校研究生教育、學科學位點建設的迅速發展,按照“明確目標,清晰職責,按需設崗,依崗擇員,加強服務,規范管理,協作互助,提高效率”的原則,根據國家教育部《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案規范工作》精神,結合我校工作實際,經研究,特制定本實施細則。
一、  組織領導
(一)研究生檔案是衡量學校研究生教學管理水平和教育質量的標志之一,是學校檔案的重要組成部分,是研究生教學管理的重要內容。研究生院由一名副院長分管檔案工作,院辦設專職檔案員,各業務辦公室確定一名兼職檔案員(一般由各科室負責人擔任)。院領導將在檢查工作的同時對各科室檔案工作進行檢查和考核,作為辦公室業務檢查評比內容之一。
(二)為確保我校研究生檔案的齊全完整、準確和系統,研究生院各辦公室都應把文件的形成、積累、整理和歸檔納入管理工作的程序和職責范圍。院領導要高度重視檔案管理工作,經常關心、過問、定期檢查檔案的立卷歸檔工作。
二、  檔案的歸檔時間及范圍
(一)招生辦公室
在招生工作結束后兩個月內,將以下招生工作中產生的文件材料移交相應部門:
1、新生人事檔案移交學生處;調檔名冊移交院檔案室。
2、報考登記表(含考生復試記錄表、體檢表、委培定向合同等)移交院檔案室。
3、當年招生工作中上級部門下發的有關文件。
4、招生工作中向上級部門報送的招生計劃、報告、總結和批復,在招生工作中形成的有關文件、辦法及對重大問題的處理決議等交院檔案室。
5、新生錄取名冊等材料除移交院檔案室外,新生錄取名冊在新生入學前還要交本院培養辦公室,由培養辦公室提交給相應部門。
(二)培養辦公室
研究生培養工作中產生的檔案,在各階段工作結束后兩個月內移交檔案室:
1研究生培養方案及課程表。    
2碩士導師選聘的相關材料及名冊。
3教材建設的相關材料。
4、研究生培養登記表(含培養計劃、成績登記、開題報告、科研成果)
5、提前或延長畢業、獎懲、休學、復學、停學、退學、轉學、提前讀博、出國等審批材料。
6、領取畢業證名冊
7高等學校教師進修班、研究生課程進修班學員名冊、培養登記表及領取結業證名冊。
8、進修(旁聽)生的名冊和成績登記表。
9、研究生學籍卡。
10、在研究生培養方面形成的有關文件(含上級部門下發的有關文件)。
(三)學位辦公室
在學位授予、學科學位點建設和學位信息工作過程中產生的材料,在各階段工作結束后兩個月內移交檔案室:
1校學位評定委員會以及各學科學位評定分委員會換屆材料。
2博士生導師遴選材料。
3學科學位點建設材料(含學位點評估、優秀博士論文評選、新增學位授權點申報材料)。
4、校學位評定委員會及各學位評定分委員會通過的歷屆研究生授予博士、碩士學位名單及匯總表。
5、學位質量評估檢查材料。
6、學位信息工作站有關材料。
7、在學位工作中形成的有關文件。
8學位授予材料兩份(含學位申請書、論文評閱書、博士論文同行專家評議書、論文答辯會議記錄和決議書、論文答辯申請表、論文答辯審核表、論文初稿、錄有論文電子文檔的軟盤、同等學力申請碩士學位材料、學位證書復印件)。
9、領取學位證書名冊。
(四)院辦公室
1、研究生院在當年工作中產生的以下檔案材料,于下一年年初移交檔案室
1)教育部以及各上級部門的來文、來函、批件等;研究生院向上級部門的請示報告。
2)研究生院發展規劃、工作計劃、工作總結、規章制度、工作條例、文件、調查報告。
3)院辦公會議記錄、大事記。                                                                   
2、院檔案室的檔案移交
1)畢業生離校后半年內將畢業生的有關材料移交、轉遞相應部門。
2)院本部歸檔材料按學校規定時間移交學校檔案館。
三、檔案的立卷及管理
(一)立卷歸檔要求
按照學校檔案館的規定,立卷歸檔按下列要求辦理:
1、歸檔的文件材料必須字跡清楚端正,格式統一,簽字蓋章手續完備。
2、立卷歸檔的案卷標題要擬寫準確,案卷封面應填寫完整,書寫要工整、規范。
3、卷內密不可分的文件材料按正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,批復在前、請示在后的要求排列。
4、卷內文件排列合理(可按時間、問題排),不同年度和學年度的文件材料一般不得放在一起立卷。
5、按照卷內文件排列順序,依次在右上角或左上角加蓋頁號,無論單面或雙面,凡有文字,均應編號。
6、卷內文件應去除金屬物,分別用不銹鋼訂書針裝訂。案卷裝訂要結實、整齊、無落頁。
7、卷內目錄和備考表應填寫完整。
8、督促有關人員做到用筆規范,凡屬長期和永久保存的文件,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆和復寫紙。
(二)檔案的立卷和移交
1、各辦公室嚴格履行文件材料的登記、簽收制度,按收發文件的性質、特點,注意工作材料的積累,堅持做好平時的預立卷工作。向專職檔案員移交歸檔,須經檢查符合歸檔要求后方可辦理移交手續,以便建立完整的檔案。
2、院專(兼)職檔案員要有高度的責任感和事業心,在日常處理檔案工作中要留心每件材料的作用,對文件的現實價值和歷史價值要有較為深刻的了解。對畢業研究生的檔案要及時歸檔轉遞,同時對本部門形成的材料要及時整理、裝訂、立卷。對當年形成的各類檔案,經分管領導審核后,按期向校檔案館和相關部門移交歸檔,并辦理歸檔手續。
(三)檔案的查閱和借閱
查閱和借閱檔案應進行登記。借(查)閱者不能在檔案材料中隨意更改,如發現有誤,須得到有關負責人及立卷人許可方得到更正。借(查)閱完畢及時歸還。
四、其它
本實施細則在征求各相關部門意見的基礎上,經2003512主任辦公會討論通過,并開始施行。
                        云南大學研究生院
                00三年五月
 

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